Ön muhasebe programı, bir işletmenin günlük para ve mal hareketlerini kayıt altına alan yazılımdır: kime ne sattığınızı ve kimden ne alacağınızı (cari hesap), kasaya ve bankaya giren çıkan parayı (kasa), depodaki malı (stok) ve kestiğiniz ya da aldığınız faturaları tek yerde tutar. İşi, "bugün kimden ne alacağım, kime ne ödeyeceğim, elimde ne kadar mal ve para var?" sorularına her an cevap vermektir. Bu kayıtlar aynı zamanda mali müşavirinizin çalışacağı düzenli bir zemin oluşturur. Aşağıda ön muhasebenin parçalarını, birbirine nasıl bağlandıklarını ve program seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Ön muhasebe ile muhasebe arasındaki fark
Ön muhasebe, işletmenin kendi içinde tuttuğu günlük kayıtlardır: satış, alış, tahsilat, ödeme, stok hareketi. Bu kayıtları işletme sahibi ya da çalışanları tutar ve işi yönetmek için kullanır.
Muhasebe ise bu kayıtların defterlere ve beyannamelere dönüştürüldüğü aşamadır; çoğu işletmede bu işi mali müşavir yapar. Ön muhasebe programı mali müşavirin işini ortadan kaldırmaz; ona eksiksiz, düzenli ve zamanında veri ulaştırır. İşletme açısından asıl kazanç ise ay sonunu beklemeden kendi durumunu görebilmektir.
Ön muhasebe programının temel parçaları
Cari hesap takibi
Cari, işletmenin para alıp verdiği her kişi ya da firmadır. Müşteriye satış yaptığınızda alacağınız, tedarikçiden mal aldığınızda borcunuz oluşur. Cari takibinin amacı, her carinin bakiyesini ve vadesini görmek, vadesi geçen alacakları gecikmeden fark etmektir. İyi tutulan cari hesap, müşteriyle mutabakatı da kolaylaştırır: ekstreyi gönderirsiniz, iki tarafın rakamı karşılaştırılır.
Kasa ve banka
Nakit kasası, banka hesapları ve kredi kartı tahsilatları ayrı ayrı izlenir. Her tahsilatın ve ödemenin hangi hesaba girip çıktığı kaydedilir. Kasadan bankaya para yatırmak gibi işletme içi aktarımlar ayrıca işlenir ki gelir ya da gider gibi görünmesin. Çek ve senet kullanıyorsanız bunların portföyde mi, ciro edilmiş mi, tahsil edilmiş mi olduğunu da takip etmeniz gerekir.
Stok takibi
Mal satan her işletme için stok, kasadaki paradan sonra en önemli varlıktır. Ön muhasebe programında stok, faturayla birlikte hareket eder: satış faturası kestiğinizde mal düşer, alış faturası girdiğinizde artar. Birden fazla depo kullanıyorsanız her deponun miktarı ayrı tutulur; sayımda çıkan farklar da kayda geçirilir.
Fatura ve teklif
Fatura, ön muhasebenin merkezindeki belgedir; cariyi borçlandırır, stoğu düşürür, KDV'yi hesaplar. Pek çok işletme faturayı keserken bir teklif aşamasından da geçer: müşteriye fiyat verilir, kabul edilince faturaya dönüştürülür. E-fatura ve e-arşiv faturanın ne olduğunu e-fatura rehberimizde ayrıca anlattık.
Parçalar birbirine nasıl bağlanır?
Ön muhasebe programını Excel tablosundan ayıran şey, kayıtların birbirine bağlı olmasıdır. Tek bir satış faturası şunları birlikte yapar:
- Fatura satırları, KDV ve toplam yazılır.
- Satılan mal seçili depodan düşer.
- Müşterinin cari bakiyesi artar.
- Ödeme alındığında tahsilat hangi kasaya ya da bankaya girdiyse oraya işlenir ve cari bakiye kapanır.
Ayrı ayrı tutulan tablolarda bu dört adım dört ayrı iş demektir ve her aktarım bir hata fırsatıdır. Bağlı bir sistemde ise bir kayıt, ilgili her yeri aynı anda günceller.
Program seçerken nelere bakmalı?
- Fatura kesmek ne kadar hızlı? Günde çok fatura kesiyorsanız barkodla ürün ekleyebilmek, müşteriye tanımlı iskontonun kendiliğinden gelmesi zaman kazandırır.
- Cari ve kasa birlikte mi çalışıyor? Tahsilat girerken paranın hangi hesaba girdiğini seçebilmeli, cari ve kasa aynı işlemle güncellenmelidir.
- Stok faturayla birlikte hareket ediyor mu? Stoğu ayrıca elle düşmeniz gerekiyorsa kayıtlar zamanla birbirinden ayrılır.
- Yanlış kayıt nasıl düzeltiliyor? Silmek yerine iptal ve ters kayıtla düzeltme yapan bir program, geçmişin izini korur.
- Mali müşaviriniz erişebiliyor mu? Müşavirinizin kendi hesabıyla, izin verdiğiniz kadarını görebilmesi ve dönem verilerini dışa aktarabilmesi işi hızlandırır.
- Yetki ayarlanabiliyor mu? Çalışanlarınızın yalnız kendi işlerini görebilmesi, örneğin depo sorumlusunun fiyatları görmemesi önemlidir.
- Nereden çalışıyor? Kurulum gerektirmeyen, tarayıcıdan ve telefondan açılan bir program, dükkân dışında da işinizi görmenizi sağlar.
Sık yapılan hatalar
- Tahsilatı kaydedip hangi hesaba girdiğini yazmamak; kasa bakiyesi gerçeği yansıtmaz.
- Stoğu faturadan bağımsız tutmak; ay sonunda rakamlar tutmaz.
- Hatalı faturayı silmek; stok ve cari hareketi de iz bırakmadan kaybolur.
- Kayıtları ay sonuna biriktirmek; ön muhasebenin "her an durumu görme" faydası kaybolur.
Sık sorulan sorular
Ön muhasebe programı mali müşavirin yerini tutar mı? Hayır. Program günlük kayıtları tutar; defter ve beyanname işlerini mali müşavirinizle yürütmeye devam edersiniz. Program, ona düzenli veri sağlar.
Küçük bir işletmenin ön muhasebe programına ihtiyacı var mı? Fatura kesen, veresiye ya da vadeli satış yapan ve stok tutan her işletme, bu kayıtları tek yerde tutmaktan fayda görür.
Excel ile ön muhasebe yapılabilir mi? Yapılabilir, ama fatura, stok, cari ve kasa birbirine bağlı olmadığı için her kayıt birkaç tabloya ayrı ayrı işlenir ve hata payı büyür.
Fatura Burada ile ön muhasebe
Fatura Burada; e-Arşiv ve e-Fatura, cari hesap, stok ve depo, kasa-banka ve çek-senet takibi ile teklif yönetimini tek programda birleştirir. Kestiğiniz fatura seçili depodan stoğu düşer ve carinin bakiyesine işler; tahsilatı girerken paranın hangi hesaba girdiğini seçersiniz, cari ve kasa aynı işlemde güncellenir. Yanlış kesilen fatura silinmez, iptal edilerek ters kayıtla geri alınır. Rol bazlı yetkiyle çalışanlarınızın neyi göreceğini belirler, mali müşavirinize kendi girişini verirsiniz.
Program tarayıcıdan ve mobil uygulamadan çalışır, kurulum gerektirmez. Paketleri inceleyin ya da kredi kartı vermeden ücretsiz deneyin.