E-fatura, kâğıt faturayla aynı niteliklere sahip olan ama satıcıdan alıcıya Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) merkezi platformu üzerinden elektronik olarak iletilen faturadır. E-fatura kesmek için önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmanız, ardından GİB'in portalı, kendi entegrasyonunuz ya da bir özel entegratör aracılığıyla faturayı düzenleyip göndermeniz gerekir. Pratikte işletmelerin çoğu bu işi bir ön muhasebe programıyla yapar: müşteriyi ve ürünleri seçer, tutarları kontrol eder, faturayı gönderir. Aşağıda e-faturanın nasıl çalıştığını, e-arşivden farkını ve fatura keserken nelere dikkat etmeniz gerektiğini adım adım anlatıyoruz.
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark
İki belge de elektronik ortamda düzenlenir; fark, alıcının kim olduğundadır.
- E-fatura: e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, birbirlerine yaptıkları satışlar için faturayı e-fatura olarak göndermek ve almak zorundadır. Belge GİB'in platformu üzerinden doğrudan alıcının sistemine ulaşır.
- E-arşiv fatura: e-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellefler, e-Fatura'ya kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayan kişilere kestikleri faturayı e-arşiv fatura olarak düzenler. E-arşiv fatura alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda iletilir.
Yani aynı işletme, gün içinde hem e-fatura hem e-arşiv fatura kesebilir: karşı taraf e-Fatura'ya kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv. Bu yüzden fatura keserken alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını bilmek önemlidir. GİB, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların listesini ebelge.gib.gov.tr üzerinden yayımlar.
E-fatura kimler için zorunlu?
Hangi işletmelerin e-Fatura'ya geçmek zorunda olduğu; ciro, sektör ve faaliyet türüne göre GİB tarafından belirlenir ve zaman içinde güncellenir. Eşikler ve geçiş tarihleri değişebildiği için burada rakam vermiyoruz. Kendi durumunuz için GİB'in güncel duyurularına bakın ya da mali müşavirinize danışın.
E-fatura nasıl kesilir? Adım adım
1. E-Fatura uygulamasına kayıt
E-fatura düzenleyebilmek için önce e-Fatura uygulamasında kullanıcı olmanız gerekir. GİB üç yararlanma yöntemi sunar: e-Fatura Portalı, kendi bilgi işlem sisteminizle entegrasyon ve özel entegratör aracılığıyla yararlanma. Küçük ve orta ölçekli işletmeler genellikle bir özel entegratörle çalışan bir ön muhasebe programını tercih eder; böylece faturayı programdan keser, gönderim işini entegratör yapar.
2. Müşteri ve ürün bilgilerinin hazırlanması
Faturanın doğru olması, kartların doğru olmasına bağlıdır. Müşterinin unvanı, vergi numarası veya T.C. kimlik numarası, vergi dairesi ve adresi eksiksiz olmalı. Ürün ve hizmetlerin adı, birimi, fiyatı ve KDV oranı önceden tanımlanırsa her faturada yeniden yazmanız gerekmez.
3. Faturanın düzenlenmesi
Alıcıyı seçin, ürünleri satıra ekleyin, miktar ve iskontoyu girin. Program KDV'yi ve toplamı hesaplar. Bu aşamada fatura tipine (satış, iade gibi) ve varsa özel durumlara (tevkifat, istisna gibi) dikkat edin; emin olmadığınız durumlarda mali müşavirinize sorun.
4. Kontrol ve gönderim
Göndermeden önce alıcıyı, tutarları ve KDV'yi bir kez daha kontrol edin. Gönderilen e-fatura alıcının sistemine ulaşır; e-arşiv faturayı ise müşterinize e-posta, bağlantı ya da çıktı olarak iletebilirsiniz.
5. Saklama
Kestiğiniz ve aldığınız faturaların PDF ve XML kopyalarının düzenli bir arşivde durması, hem denetimde hem de müşterinizle mutabakatta işinizi kolaylaştırır.
E-fatura programı seçerken nelere bakılmalı?
- Hız: Tezgâhta ya da sahada fatura keserken saniyeler önemlidir. Barkod okutarak ürün ekleyebilmek, sık satılan ürünlere tek dokunuşla ulaşmak büyük fark yaratır.
- E-fatura ve e-arşiv bir arada: Alıcıya göre doğru belge türünü aynı ekrandan kesebilmelisiniz.
- Ön muhasebe ile bağlantı: Kesilen fatura stoğu düşürmeli, müşterinin bakiyesine işlemeli. Faturayı bir programda, cariyi başka yerde tutmak çift iş ve hata demektir.
- Gelen faturalar: Tedarikçilerinizden gelen e-faturaları görebilmek ve işleyebilmek, alış tarafını da takip etmenizi sağlar.
- İptal ve iade: Yanlış kesilen faturanın nasıl iptal edildiğine, iade faturasının nasıl düzenlendiğine bakın. Kaydın silinmesi değil, iz bırakan bir iptal tercih edilmelidir.
- Erişim: Kurulum gerektirmeyen, tarayıcıdan ve telefondan çalışan program, işletmenin dışındayken de fatura kesmenizi sağlar.
Sık yapılan hatalar
En yaygın hata, alıcının e-Fatura'ya kayıtlı olup olmadığını kontrol etmeden fatura kesmektir; belge türü baştan yanlış seçilir. İkincisi, müşteri kartındaki vergi numarası ya da adres hatasıdır; küçük bir yazım yanlışı faturanın düzeltilmesini gerektirir. Üçüncüsü, faturayı kestikten sonra stoğu ve cari bakiyeyi ayrıca elle güncellemeye çalışmaktır; bu, kayıtların birbirinden kopmasına yol açar.
Sık sorulan sorular
E-fatura ile e-arşiv fatura aynı şey mi? Hayır. İkisi de elektronik faturadır; e-fatura e-Fatura'ya kayıtlı alıcılara, e-arşiv fatura kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayan kişilere düzenlenir.
E-fatura kesmek için programa ihtiyacım var mı? Şart değil; GİB'in e-Fatura Portalı da bir yararlanma yöntemidir. Ancak stok, cari ve kasa takibini faturayla birlikte yürütmek istiyorsanız ön muhasebe programı işinizi kolaylaştırır.
E-fatura geçiş eşiği nedir? Eşikler ve tarihler GİB tarafından belirlenir ve değişebilir. Güncel bilgi için GİB'in duyurularına bakın.
Fatura Burada ile e-fatura kesmek
Fatura Burada, küçük ve orta ölçekli işletmeler için bir ön muhasebe ve e-belge programıdır. e-Arşiv ve e-Fatura'yı aynı yerden düzenlersiniz; barkodu okutarak ürünleri satıra ekler, faturayı saniyeler içinde hazırlarsınız. Kesilen fatura stoğu seçili depodan düşer, cari bakiyeye işler; yanlış kesilen fatura silinmez, iptal edilerek stok ve bakiye geri alınır. Gelen e-faturaları kabul edip reddedebilir, belgelerin PDF ve XML kopyalarını arşivde tutabilirsiniz. İsterseniz faturayı WhatsApp'tan gündelik dille yazarak da kesebilirsiniz: özeti onayladığınızda belge kesilir.
Program tarayıcıdan ve mobil uygulamadan çalışır, kurulum gerektirmez. Paketleri inceleyin ya da kredi kartı vermeden ücretsiz deneyin.
Dayanak: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu; 397 ve 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri; GİB e-Belge sitesi, "e-Fatura Hakkında" (ebelge.gib.gov.tr/efaturahakkinda.html) ve "e-Arşiv Hakkında" (ebelge.gib.gov.tr/earsivhakkinda.html) sayfaları. Erişim: 24 Ekim 2026.